Herken je dat? Ondanks alle time-managementtools, workshops en handige apps blijf je dingen voor je uitschuiven. Wat hier vaak achter zit, is een gebrek aan échte prioriteiten. Ondertussen zorgen sociale media, eindeloze appjes en spontane telefoontjes voor ruis. Je rent van hot naar her, reageert op wat er op je af komt en merkt dat je de regie over je eigen dag kwijt bent. Je bent een onderdeel geworden van andermans agenda. Hoe doorbreek je dat patroon? Het antwoord is simpel: stel prioriteiten. Maar dan wel met oog voor de energie en dynamiek in je team. Want prioriteiten stellen is niet alleen een individuele vaardigheid – het is ook een teamcompetentie. Door samen koers te bepalen, ontstaat rust, overzicht en ruimte voor echt belangrijke doelen.
Eisenhowers kwadranten als kompas voor teams
Een klassiek model dat helpt bij het stellen van prioriteiten is afkomstig van voormalig Amerikaans president Eisenhower. Stephen Covey populariseerde het later. De basis? Twee vragen: Is het belangrijk? en Is het urgent? Daarmee ontstaan vier kwadranten die je kunt gebruiken om al je werkzaamheden – zowel individueel als binnen je team – te ordenen:
Voor teams is dit model goud waard. Het helpt bij het voeren van het gesprek: Waar steken we onze gezamenlijke energie in? En: Wat dragen we over, delegeren we of stoppen we mee? Het maakt onbesproken aannames en gewoontes zichtbaar en bespreekbaar. Zo ontstaat meer grip op tijd én teamimpact.
Teamenergie vs. nepurgentie
In veel teams overheerst de waan van de dag. Iedereen is druk, maar niemand lijkt echt op koers. Veel ‘urgenties’ blijken bij nader inzien vooral ‘luid’, niet per se belangrijk. Een klant die roept dat iets morgen af moet? Even doorvragen leert vaak dat het ook volgende week kan. Door bewustwording binnen het team te creëren over nepurgentie, houd je ruimte over voor wat echt telt. Zo ontstaat er meer ruimte voor strategisch denken en creatieve oplossingen. Teams die dit leren herkennen, worden effectiever én veerkrachtiger.
Kwadranten managen als teamvaardigheid
Teams die structureel goed presteren, blijven uit kwadrant III (niet belangrijk maar urgent) en IV (niet belangrijk, niet urgent). Ze creëren focus en energie door vooral te investeren in kwadrant II – de plek waar groei, ontwikkeling en strategie ontstaan. Denk aan: leertrajecten opstarten, innovatie aanjagen, elkaar feedback geven en tijd maken voor reflectie. Door deze manier van werken te verankeren, wordt het een gewoonte om vooruit te denken in plaats van achter de feiten aan te lopen. Het maakt het verschil tussen overleven en duurzaam presteren.
Creëer ruimte voor echte focus
In een tijd waarin we vaak samen in een kantoortuin werken of met elkaar op afstand verbonden zijn, vraagt focus om bewuste keuzes. Een team dat echt vooruit wil, beschermt zijn energiebronnen. Dat kan betekenen: offline momenten inlassen, notificaties uitzetten of een gezamenlijke ‘deep work’-dag organiseren. Ruimte maken voor focus begint bij het collectief erkennen van prioriteiten. Zonder ruimte is er geen creativiteit, en zonder creativiteit geen innovatie. Focus is dus niet luxe – het is noodzaak voor elk team dat vooruit wil.
Doe aan brandpreventie als teamstrategie
Belangrijk én urgent werk – de brandjes – zal altijd blijven bestaan. Maar succesvolle teams investeren juist in brandpreventie. Ze maken bewust tijd voor reflectie, strategie en samenwerking. Zo voorkom je dat alles altijd ad hoc moet en groeit het team in rust, regie en resultaat.
“The key is not to prioritize what’s on your schedule, but to schedule your priorities.”
– Stephen Covey
Dus: zet de rem op uitstelgedrag, geef als team prioriteit aan ontwikkeling en werk samen aan duurzame energie. Want een team dat bewust kiest, blijft in beweging – met de juiste dingen. Echte vooruitgang begint bij keuzes maken – niet op basis van druk, maar op basis van richting. Zo wordt werken weer iets dat energie geeft, in plaats van kost.
